Privacy Statement Balans Groep

 

1. Inleiding

Balans hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. Balans heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Balans behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze privacy statement geeft Balans je inzicht hoe Balans in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met je persoonsgegevens omgaat.

 

2. Wie zijn wij

Balans is de specialist in arbeidsbemiddeling voor de specialisaties laboratorium, procestechniek en executive recruitment. Tot Balans behoren de besloten vennootschappen Balans Selective BV en Balans Uitzendburo BV alsmede de aan haar gelieerde ondernemingen die handelen onder de naam Balans. De tot Balansorganisatie behorende besloten vennootschappen alsmede de aan haar gelieerde ondernemingen zijn statutair gevestigd te Arnhem (adres: Meester D.U. Stikkerstraat 11, 6842 CW). Het privacy statement geldt voor de gehele Balansorganisatie.

Balans is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Balans schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Balans blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt Balans contractuele afspraken over de omgang van jouw persoonsgegevens, zodat jouw privacy gewaarborgd blijft.

 

3. Technische informatie

Bij het bezoeken van onze website verzamelt de website automatisch informatie over (de apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij over informatie zoals bijvoorbeeld met welk apparaat de website wordt bezocht, het IP- adres van jouw apparaat, het IP-adres van jouw Internet Sevice Provider, het besturingssysteem dat je gebruikt, datum en tijd van je bezoek, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt, de door jou bezochte pagina's en de informatie die je hebt bekeken op de website, de geo-locatie waar jij je bevindt en het materiaal dat je opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

 

4. Cookies

Balans maakt gebruik van cookies en web-statistieken. Zo zijn wij in staat te bekijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aan te passen op de gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op jouw computer, smartphone en/of tablet worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend wat jouw bezoek eenvoudiger maakt.

 

5. Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen is het ons toegestaan jouw gegevens te bewaren en verwerken:

• Als je Balans toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent, of om op verzoek van jou vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Balans rust;
• Als de verwerking noodzakelijk is om jouw of andermans vitale belangen te beschermen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Balans is opgedragen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Balans of van een derde, behalve wanneer jouw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van jouw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

 

6. Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan jou aangeboden diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detacheren, bemiddeling, salarisadministratie, personeelsmanagement, duurzame inzetbaarheid, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid en werving & selectie.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.
• Je op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van Balans en van derden.
• Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
• Je geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk, dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.
• Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promoties/acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je daarvoor hebt aangemeld (opt-in).
• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
• Onze re-integratieverplichtingen na te komen dan wel te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde) richtlijnen teneinde personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
• Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
• Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.
• Voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding, assessments en overige testen.
• Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
• Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
• Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
• Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

 

7. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

Balans kan als je werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde en/of (tijdelijke) werknemer bent van Balans, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. Je bent zelf verantwoordelijk dat de door jou aangedragen persoonlijke gegevens juist en up-to-date zijn.

7.1 Werkzoekende of kandidaat

• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Gegevens over trainingen en opleidingen, assessments en/of overige testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of afgerond;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de werkzoekende of kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
• Op vrijwillige basis andere content waarmee je jezelf voorstelt (video, foto);
• Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- en regelgeving. 

7.2 Gedetacheerde en (tijdelijke) werknemer

Indien je voor Balans of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan Balans onderstaande gegevens verwerken:

• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Gegevens over trainingen en opleidingen, assessments en/of overige testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of afgerond;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning;
• Gegevens in het kader van een pre-employment screening;
• Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat zoals (kopieën van) diploma’s, certificaten, vaardigheidsbewijzen incl. rijbewijs, referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Op vrijwillige basis andere content waarmee je jezelf voorstelt (video, foto);
• Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- en regelgeving.

 

8. Derden

Balans kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Balans, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens Balans diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Balans heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

 

9. Jouw rechten

Wij hechten er waarde aan dat je makkelijk gebruik kan maken van jouw rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je gebruik wenst te maken van een van de jouw toekomende en hieronder benoemde rechten kun je zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen.

9.1 Inzage en/of wijzigen gegevens

Je kunt ons op elk gewenst moment schriftelijk via e-mail ([email protected]) dan wel per brief (Meester D.U. Stikkerstraat 11, 6842 CW) verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.

Daarnaast kun je op elk gewenst moment contact met ons opnemen om jouw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van jou hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.

Indien je de beschikking hebt over een “Mijn Balans” account, dan kun je op de Balansportal ook zelf jouw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen.

Wanneer wij jouw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij je hiervan op de hoogte.

9.2 Verwerking van jouw gegevens beperken

Wanneer je het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van jou bewaren, kun je een verzoek in dienen tijdelijk de verwerking van jouw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van jouw gegevens tot deze naar jouw mening weer op orde zijn. Je kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment schriftelijk via e-mail ([email protected]) dan wel per brief (Meester D.U. Stikkerstraat 11, 6842 CW, Arnhem) indienen.

Wanneer wij verwerking van jouw persoonlijke gegevens beperken stellen wij je hiervan op de hoogte.

9.3 Recht om gegevens over te dragen

Je kunt de persoonsgegevens die wij over jou bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm schriftelijk via e-mail dan wel brief op vragen. Je bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.

9.4 Recht om vergeten te worden

Wanneer je geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kun je een verzoek indienen tot verwijdering van al jouw persoonlijke gegevens. je kunt ons op elk gewenst moment schriftelijk via e-mail ([email protected]) dan wel per brief (Meester D.U. Stikkerstraat 11, 6842 CW, Arnhem) verzoeken al jouw gegevens te verwijderen.

Je kunt daarnaast jouw eventueel verleende toestemming om jouw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van jouw persoonsgegevens waarvoor je toestemming had verleend staken. Het intrekken van jouw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

9.5 Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen jouw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Deze termijn kan met twee maanden verlengd worden, indien dit van toepassing is word je hierover geïnformeerd. Wij zijn verplicht jouw identiteit te controleren voordat aan jouw verzoeken kan worden voldaan. Jouw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of je anders verzoekt.

Voor de behandeling van jouw voornoemde verzoeken brengen wij je in beginsel geen kosten in rekening, tenzij jouw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien je bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

 

10. Functionaris gegevensbescherming

Balans heeft momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

 

11. Beveiliging

Balans doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens Balans diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Balans met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

 

12. Bewaartermijn

Balans bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Daarnaast hanteert Balans de bewaartermijn(en) zoals deze ons door wet- en regelgeving worden opgelegd.

12.1 Bewaartermijn gegevens werkzoekenden of kandidaten

Het is gebruikelijk dat bemiddelings-/kandidaatgegevens tot 4 weken na het einde van een sollicitatieprocedure beschikbaar blijven. Door akkoord te gaan met de privacy statement Balansorganisatie verleen je Balans toestemming om de gegevens langer te bewaren. Hierdoor is het mogelijk om werkzoekenden of kandidaten zonder een expliciete sollicitatie te kunnen bemiddelen. De nieuwe bewaartermijn is hierdoor 2 jaar na beëindiging van een sollicitatieprocedure.

12.2 Bewaartermijn gegevens gedetacheerden en (tijdelijke) werknemers

Jouw persoonsgegevens zijn tot zeven jaar na einde dienstverband beschikbaar. In specifieke situaties is het mogelijke dat bepaalde persoonsgegevens langer voor Balans beschikbaar. Denk hierbij aan persoonsgegevens te behoeve van claims of fiscale verplichtingen.

 

13. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Balans, dan kun je schriftelijk (Meester D.U. Stikkerstraat 11, 6842 CW, Arnhem) of per e-mail ([email protected]) contact met ons opnemen.

Indien je het niet eens bent met het gebruik van jouw persoonsgegevens door Balans, kun je eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

14. Datalek

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij je hiervan direct melding te maken bij Hoofdkantoor Balans, telefoonnummer 088 – 890 08 00 en/of [email protected].

 

15. Wijzigingen

Balans behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Balans en een betrokkene.

 

16. Overige bepalingen

16.1

Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.

16.2

Ingeval enige bepaling van deze Privacy Statement (geheel of gedeeltelijk) nietig, vernietigbaar of onverbindend mocht blijken te zijn, zal zulks geen gevolgen hebben voor de overige bepalingen van dit Privacy Statement.